Êtes-vous affecté au rôle de chef de projet d'une activité donnée au sein d'une organisation ? Ou dirigez-vous simplement votre propre entreprise ? Dans ces deux scénarios, vous devez bien comprendre l'étape de planification du projet pour une gestion de projet optimale et efficace. Voici les étapes ultimes pour établir un planning de projet à la fois complet et clair ainsi que les outils de gestion facilitant la mise en œuvre de ce calendrier, y compris le diagramme de Gantt ou le Retroplanning.
Qu'est-ce que la planification de projet ?
Connaissez-vous déjà le processus de gestion de projet ? La planification étant l'une de ses phases, et l'une des plus décisives, il est essentiel que le chef de projet l'envisage avec intérêt et suivi.
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Développée avant même le lancement du projet, la planification du projet est simplement l'organisation en amont de toutes les tâches à réaliser afin d'arriver efficacement aux fins d'un projet et dans des délais courts. Cela dit, cette étape nécessite une structuration méthodologique et rigoureuse de l'ensemble du projet.
Il consiste à :
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- Répertorier toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet.
- Prioriser et planifier la liste des tâches.
- Estimer la durée et la maturité de chacun d'eux.
- Identifier les coûts ainsi que les ressources clés pour la réussite de chaque tâche.
- Planifier tout cela à l'aide d'un calendrier de projet facile à visualiser.
Planification du projet : définition
Un planificateur de projet est un outil de planification de projet généralement présenté sous forme de tableau ou de graphique. Il s'agit d'un aperçu qui permet d'identifier les jalons , c'est-à-dire les points d'arrêt du calendrier qui indiquent généralement la fin d'un jalon ou d'un événement important. La planification du projet est comme une sorte de Google Maps, elle dicte les différentes étapes pour arriver à destination le plus rapidement possible et de la manière la plus efficace possible.
Sauf qu'un planning de projet est un peu plus compliqué... car il n'est pas si facile de revenir en arrière en cas d'erreur ! En outre, à chaque étape erronée, un coût doit donc être supporté. C'est pourquoi il doit être élaboré avec précision et rigueur.
Pourquoi créer un calendrier de projet ?
Gérer un projet à la fois complexe et innovant n'est pas facile. Le calendrier du projet est donc spécialement conçu pour vous simplifier la tâche.
Il vous permet d'avoir :
- Une organisation efficace de toutes les tâches.
- Un suivi précis de l'avancement du projet, en d'autres termes, une gestion de projet réussie.
- Allocation optimale des ressources humaines, financières et matérielles.
- Une communication claire avec toute l'équipe et un travail alliant collaboration et cohésion.
Quelles sont les étapes pour planifier un projet de A à Z ?
Bien que la planification présente certaines difficultés, le fait de suivre ces étapes est une garantie de réussite de la phase de planification du projet.
Définir les objectifs et les conditions du projet
Commencez par le début : assurez-vous de bien comprendre les différents livrables définis par le client. En effet, pour réduire le risque d'erreur dans la direction à prendre, la planification doit être développée sur une base solide et fiable. Il est donc nécessaire de vérifier l'exactitude des objectifs fixés, les besoins en temps du directeur et le seuil budgétaire qui ne doit pas être dépassé.
Répertorier les tâches d'un projet
Il s'agit de dresser une liste des tâches essentielles à la réalisation de votre projet, c'est-à-dire de diviser le projet en étapes. L'une des méthodes les plus courantes pour une ventilation parfaite est le Project Work Flow Chart (OTP), généralement connu sous le nom de WBS , l'abréviation de « Work Breakdown Structure ». Ce technique permet de mieux identifier les livrables afin de les structurer en sous-ensembles pertinents.
Il s'agit d'une étape qui doit être prise avec soin compte tenu de ses répercussions considérables sur le projet lui-même.
Il faut savoir que même si anticiper le futur est un peu complexe mais requis par ses probabilités, un chef de projet n'est après tout pas un voyant ! Cependant, il reste important d'être visionnaire afin de pouvoir construire une vision claire du projet dans son ensemble ainsi que d'anticiper les risques éventuels.
Planification des tâches
Laquelle des tâches doit être effectuée en premier ? Lesquels peuvent être traités en parallèle ou, au contraire, ceux traités séquentiellement ? Quelle tâche souffre d'une marge de retard et celle qui n'en tolère aucune ? Ce sont généralement les questions que vous devez vous poser au cours de cette étape.
En effet, il s'agit de procéder à une hiérarchisation des tâches, c'est-à-dire de les classer par ordre de priorité, puis de définir leur ordonnancement.
Il convient de noter que chaque tâche a ses prédécesseurs et successeurs, avec lesquels elle entretient des liens d'interdépendance.
Planifier des tâches implique de prendre en compte ce lien puis de le déployer dans la construction de votre calendrier.
Pour ce faire, le graphique PERT est l'outil le plus utilisé. Le PERT permet non seulement de démontrer clairement les liens et les interdépendances entre les différentes tâches, mais aussi de clarifier le temps nécessaire pour les mener à bien. À cela s'ajoute la possibilité de calculer la marge totale de chaque tâche qui est égale à la différence entre la date la plus ancienne et la dernière date.
Estimer la durée des différentes tâches
La tâche A prend-elle une heure, un jour ou une semaine pour être réalisée ? C'est à vous de voir ! Soyez certainement réaliste dans votre estimation afin de ne pas mettre le responsable de la tâche sous pression ou d'avoir à retarder le projet à chaque fois. Une solution consiste à faire participer la personne concernée à la tâche pour déterminer le temps requis.
Le chemin critique est le plus souvent utilisé à cette étape. C'est grâce à cette technique que vous serez en mesure de déterminer la marge de retard admissible pour chaque tâche. Toutefois, tout retard dans les tâches qui appartiennent au chemin critique entraîne un retard dans la date d'achèvement du projet. Il s'agit des étapes avec une marge totale nulle. Par conséquent, assurez-vous de les accomplir dans les délais préétablis.
Affecter des ressources clés pour chaque tâche
Nous avons besoin d'une réponse à la question « Qui fait quoi ? »
En d'autres termes, il s'agit d'identifier les ressources financières, humaines et matérielles à mobiliser pour chaque tâche. En ce qui concerne les ressources humaines, par exemple, déterminez la disponibilité de chaque acteur pour effectuer une telle tâche. N'oubliez pas de tenir compte des absences et des jours fériés possibles.
Créer votre calendrier final
À vos marques ! Il est temps d'élaborer le calendrier de votre projet ! Présentez votre diagramme PERT, il vous sera utile dans la matérialisation du diagramme de Gantt , en d'autres termes, ce célèbre tableau des tâches à barres horizontales et qui offre une visualisation complète de l'avancement du projet. Nous aborderons le diagramme de Gantt plus en détail ultérieurement.
Quels sont les outils essentiels pour établir un planning de projet ?
Il existe plusieurs outils pour créer un planning de projet. Nous vous fournirons deux outils essentiels qui facilitent la gestion de votre emploi du temps quotidien : le diagramme de Gantt et le back-planning.
Le diagramme de Gantt
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
Qui a dit planification de projet, explique Diagramme de Gantt , un outil de planification des tâches très populaire. Symbolisé par un système de coordonnées orthonormé qui présente la relation entre la liste des tâches et les unités de temps, ce diagramme permet de visualiser de manière simple l'ensemble des tâches d'un projet, leur durée, leurs délais et jalons possibles. De plus, cet outil illustre la planification des tâches et représente donc les différents liens qui les unissent.
Comment créer un diagramme de Gantt ?
Vous pouvez créer votre diagramme de Gantt à l'aide d'un simple tableau Excel ou de l'un des logiciels de gestion de projet les plus sophistiqués. Pour l'établir, procédez comme suit :
- Définir la liste des tâches à réaliser
- Attribuez les ressources nécessaires à chaque tâche.
- Spécifiez l'ordre, la date de début, la date de fin et la durée de chaque tâche.
- Identifiez les liens possibles entre les tâches.
- Insérez des jalons, cela dit, les moments clés d'un projet.
Retroplanning : une planification de projet d'autre part
Qu'est-ce qu'un rétroplanning ?
Pour créer un calendrier classique, vous commencez à partir de la date de début du projet jusqu'à ce que vous atteigniez la date finale. Au contraire, pour faire un rétro-planning, on part de la date de fin.
Tu l'as bien conclu ! Un backplanning est, tout simplement, un calendrier de projet inversé.
Ce sont les mêmes étapes, nous les visualisons également de la même manière : à l'aide d'un diagramme de Gantt. La seule différence réside dans le montage.
Cet outil est, en effet, adapté aux projets qui ont déjà un délai fixe tel que l'organisation d'un événement, où il n'est pas possible de retarder la date. Cette méthode offre moins flexibilité, mais veille à ce que les délais et le seuil budgétaire soient respectés.
Comment faire un backplanning ?
Faire un backplanning équivaut à :
- Identifiez la liste des tâches du projet.
- Estimez la durée des tâches.
- Planifiez des tâches.
- Rétroplanification des bâtiments.
Pour construire le backplanning, vous devez d'abord définir l'échéance du projet, puis la dernière tâche, puis celle qui la précède. Il s'agit en fait de revenir d'une tâche à l'autre, de la fin jusqu'à la date de début.
